Zarządzanie danymi

Zarządzanie oparte na danych stopniowo przekształca się z luksusu w konieczność dla każdej organizacji. Jednak wdrożenie podejścia opartego na danych to złożony projekt, który dotyka każdego aspektu organizacji: od technologii po praktyki zarządzania, procesy biznesowe i kulturę.  

Każda organizacja ma swoje własne cele, wizję i misję, własne potrzeby, cechy i środowisko. Dlatego nie ma uniwersalnych recept na zarządzanie danymi, a firmy muszą wiele wymyślać na własną rękę. Niemniej jedna wszystkie strategie zarządzania danymi można podzielić na dwa rodzaje: "obrona" i "atak".

Wybierając strategię zarządzania danymi, nie należy popadać w skrajności.
"Obrona" oznacza liczne ograniczenia prawne i priorytetowe traktowanie wymogów bezpieczeństwa. Jednak gdy nie ma zbyt wielu ograniczeń, znacznie więcej uwagi można poświęcić "atakowaniu" - zdobywaniu rynku i rozwojowi. Typową branżą, w której stosuje się strategię defensywną, jest służba zdrowia, a atakującą - handel detaliczny; sektor finansowy plasuje się mniej więcej pośrodku. Strategie te różnią się pod względem technologicznym i organizacyjnym. Na przykład strategia defensywna charakteryzuje się wysokim stopniem centralizacji; dotyczy to zarówno funkcji CDO, jak i budżetu. W jej ramach wszystko jest scentralizowane, a teoria często dominuje: wiele wysiłku wkłada się w tworzenie, ujednoliconych standardów, polityk, metodologii.

Gdy dominuje atak, pierwszeństwo ma decentralizacja. Funkcja Chief Digital Officer (CDO) jest rozproszona pomiędzy jednostki organizacyjne, które tworzą własne budżety. A oddziały opierają swoją pracę na własnych, czysto praktycznych celach.  Podobnie jak w sporcie, łatwiej jest zbudować obronę, więc firmy zwykle zaczynają od niej, a potem przechodzą do ataku. Podejście odwrotne jest znacznie trudniejsze. Jednak, jak zwykle, nie należy popadać w skrajności. Należy zachować równowagę między rozwojem działalności a wymogami zgodności z przepisami.

W rzeczywistości wszystkie firmy zaczynają swoje działania  w kierunku zarządzania danymi od projektów polegających na opracowaniu strategii danych i poprawie jakości danych w celu przyspieszenia sprawozdawczości regulacyjnej i zarządczej.  Zmienia się również technologia: tradycyjne hurtownie danych zostają zastąpione rozwiązaniami hybrydowymi i architekturą mikroserwisów.

Obecnie pojawia się nowy trend - minimalizm danych: odchodzi się od big data i smart data na rzecz minimum realnych danych - minimalnej ilości danych niezbędnych do stworzenia konkretnego produktu informacyjnego. Takie celowe filtrowanie danych nie tylko zmniejsza koszty ich przechowywania i przetwarzania, ale także np. umożliwia klientom uzyskanie jasnej odpowiedzi na pytanie, jakie dane na ich temat są gromadzone i w jakim celu.

Nie wszystkie projekty analityczne kończą się sukcesem. Gdzieś został przekroczony budżet, gdzieś został przekroczony termin, gdzieś nie wszystkie cele zostały osiągnięte. Zawsze coś może pójść nie tak. Większość problemów nie jest związana z technologią, ale ze zgodnością z celami biznesowymi, kompetencjami i gotowością do zmian. Głównym efektem nie jest wprowadzenie BI jako takiego, ale raczej zarządzanie oparte na danych. Wymaga to odpowiedniej jakości danych, ich właściwego przetwarzania, wizualizacji oraz skupienia się na danym obszarze tematycznym. Przede wszystkim jednak należy stosować odpowiednie metody zarządzania. Jeśli menedżerowie nie są przyzwyczajeni do pracy z danymi i nie wierzą w nią, nawet najlepsze narzędzia im nie pomogą.

Wiele problemów, które pojawiają się w projektach, nie wynika z rozwiązań technicznych, ale z niewłaściwego podejścia. Przebijanie się przez ściany to nie jest właściwe postępowanie.

Rola CDO w firmie jest często  nieostra, a często powierza mu się wiele dodatkowych obowiązków. Do jego obowiązków może należeć na przykład ochrona i zabezpieczanie danych, tworzenie systemów analitycznych. W rezultacie ład danych w przedsiębiorstwie często pozostaje "na papierze", poza teoretycznymi działaniami, i nie prowadzi do rzeczywistej pracy z danymi. Brak rzeczywistych skutków finansowych w sposób przewidywalny prowadzi do zmiany CDO. Potrzebna jest strategia zarządzania danymi; potrzebne są jasne przykłady, w jaki sposób analityka danych może napędzać wyniki biznesowe; obowiązkowo należy wybrać jednego lub dwóch dyrektorów pierwszej linii, którzy będą wspierać i pokazywać pozostałym członkom kierownictwa wyniki ich pracy.

Takie podejście drastycznie skraca czas potrzebny na rozwiązanie zadań analitycznych. Być może nie jest to konieczne w przypadku małych firm, ale gdy w grę wchodzi większa skala, wszystko się zmienia. Takie podejście pozwala na przykład obliczyć, na które systemy będzie miała wpływ zmiana części środowiska korporacyjnego, a także poważnie pomaga w rozwiązywaniu problemów związanych z jakością danych.

Najbardziej atrakcyjną rzeczą dla firmy, która chce działać w oparciu o dane jest możliwość przekazania sztucznej inteligencji rutynowych procesów i pozostawienia ludziom tylko zadań strategicznych. Aby stało się to rzeczywistością, potrzebna jest transformacja kultury i otwartość jednostek biznesowych na innowacje oraz ich pomoc w tworzeniu produktów cyfrowych. 

Dane są atutem.  Gdy dane są postrzegane jako aktywa, w naturalny sposób pojawia się kwestia zarządzania nimi i kontroli jakości. Majątek musi być opisany i wyceniony oraz musi mieć co najmniej jednego właściciela, a najlepiej dokładnie jednego. Ponadto dane publikowane przez produkty cyfrowe muszą odnosić się do opisu wykorzystanych zasobów danych.